Cinco tarefas que qualquer PME pode automatizar esta semana
Não precisas de um grande projeto para começar. Estas cinco tarefas aparecem em quase todas as empresas e resolvem-se em dias, não em meses.
Quando se fala em automação, muita gente imagina um projeto grande, caro e demorado. Na prática, as maiores poupanças vêm quase sempre de tarefas pequenas que se repetem todos os dias.
Estas são as cinco que encontramos em praticamente todas as empresas com quem falamos.
1. Enviar faturas e lembretes de pagamento
Alguém exporta a fatura, anexa ao email, escreve a mesma mensagem de sempre e, dias depois, volta a escrever para lembrar o pagamento. Tudo isto pode sair sozinho a partir do programa de faturação que já usas.
2. Responder a pedidos que chegam por vários canais
Pedidos no Instagram, no WhatsApp, no email e no formulário do site acabam em sítios diferentes e perdem-se. Juntá-los num só sítio, com uma resposta inicial automática, evita que um cliente fique dias à espera.
3. Marcações e confirmações
Se a tua equipa passa tempo a confirmar marcações por telefone, um lembrete automático na véspera reduz faltas e liberta horas por semana.
4. Relatórios do fim do mês
Copiar números de três folhas de Excel para uma quarta não acrescenta valor nenhum. Um painel que se atualiza sozinho mostra os mesmos números todos os dias, sem esperar pelo fim do mês.
5. Passar dados de um programa para outro
Sempre que alguém copia um cliente do CRM para a faturação, ou uma encomenda do site para o armazém, há espaço para erros. Uma integração simples faz a passagem sem ninguém tocar.
Por onde começar
Escolhe a tarefa que mais irrita a equipa, não a mais complexa. É quase sempre aí que a poupança se sente logo na primeira semana.
